Hoe bestanden te ordenen
Share
Wanneer u een systeem ontwikkelt om de instroom van papier te beheren, is het eenvoudig om de controle te houden. Zie hoe u bestanden en belangrijke documenten ordent, en leer de goede gewoonten kennen die u helpen de papieren tijger permanent te temmen.
Bijgewerkt: 17 februari 2017 Pin pin FB opslaan Centrale in-box Geef één plek aan voor alle inkomende papieren: post, bonnen, schoolkranten, flyers, alles. Een enkele stapel, zelfs als het's sly, verslaat verschillende kleinere die als paddestoelen uit de grond schieten rond het huis.
Actiebestand Ga dagelijks door uw in-box om items te trekken die aandacht nodig hebben. Sorteer ze op urgentieniveau in een driedelig 'actiedossier'. Houd het bestand in de open, zodat u'Ik zal het vaak herhalen.
Afvalstation Houd een shredder, een prullenbak en een prullenbak bij de hand zodat u ongewenst papier kunt weggooien zodra het het huis binnenkomt, voordat het de in-box raakt.
Archiefkast Als de ruimte het toelaat, zorg dan voor een archiefkast voor documenten die niet goed zijn'ik heb actie nodig, alleen archiveren. Als dit niet het geval is, verzamelt u de documenten die u wilt indienen in een gemakkelijk toegankelijke box of map. Breng ze over naar langetermijnopslag, waar dat ook is, maandelijks.
Organiseer belangrijke documenten
Organisator Charlotte Steill van Simply Put Organizing heeft een gelikt systeem voor het identificeren, opslaan en behandelen van documenten die aandacht nodig hebben, alles in slechts enkele minuten per dag:
1. Stel een actiebestand op Bepaal welk type driedelige bestandscontainer geschikt is voor uw organisatiestijl en beschikbare ruimte. Label de secties 'Nu doen', 'Later doen' en 'In behandeling'.
Tip: Het systeem dat u instelt voor uw actiepapieren - een accordeon-bestand, een draadsorteer-sorteerder, stapelbare laden, gekleurde mappen - moet overeenkomen met uw archiveringsstijl. als jij'opnieuw een piler, je hebt een visuele herinnering nodig om met papieren om te gaan. Doorzichtige stapelbakken van kunststof uit een kantoorwinkel geven aan wanneer u actie moet ondernemen voor elke categorie. als jij'ben een filer, je vindt alles op zijn plaats met minimale visuele rommel. Een desktop-archiefdoos met drie geëtiketteerde mappen houdt actiepunten in de buurt, maar ziet er netjes uit.
2. Sorteer uw in-box Vraag uzelf voor elk item in uw inbox, Wat is de volgende actie die moet gebeuren en wanneer? Het antwoord zal u vragen om het in een van de categorieën in te dienen:
- "Do Now" bevat alles wat u nodig hebt om de komende week te handelen. Voorbeelden: te betalen rekeningen, toestemmingsbriefjes, feestuitnodigingen met RSVP's
- "Later" bevat items die u van plan bent om binnen de komende drie maanden te handelen. Voorbeelden: vakantie-vliegers, een herfinancieringsaanbieding van uw bank, een catalogus met iets dat u van plan bent te kopen
- "In behandeling" omvat alles waarop u op een reactie wacht. Voorbeeld: ontvangstbewijs voor een postorderaankoop die hasn't kwam aan
Al het andere in uw in-box is waarschijnlijk een archief of referentiedocument. Archiefdocumenten, zoals bankafschriften, horen in de archiefkast. Geen thuiskantoor? Verberg een archiefkast onder een met stof gedrapeerde console in je woon- of eetkamer. Op het moment van belastingheffing, plaatsmaken voor het komende jaar's papieren door oude documenten naar een accordeon-bestand te verplaatsen; verplaats het bestand vervolgens naar een opslag die niet meer wordt gebruikt.
3. Onderhoud uw actiebestand "Zie het als een levend, ademend ding, zoals een vis, dat elke dag moet worden gekoesterd", zegt Steill. Hier's hoe bij te houden met inkomende kranten en degenen die wachten in je actiebestand, dus er valt niets door de kloven:
- Elke dag of twee: Sorteer papieren van uw in-box in het actiebestand. Open ook uw Do Now-bestand en onderneem snel de meest tijdgevoelige items.
- Een keer per week: bezoek uw bestand Later en neem de acties die u kunt uitvoeren, verplaats items naar andere bestanden in uw systeem of naar de prullenbak. Kijk naar Pending en volg indien nodig. Naarmate items zichzelf oplossen, recycle het papier of leg het opzij voor langdurige opslag.
- Een keer per maand: verplaats archiefdocumenten naar uw langetermijnopslagoplossing.
Bestand Diversen Papers
Don'Laat al die verschillende papieren die u wilt bewaren uw in-box verstoppen of in het hele huis ophopen. Houd ze bij de hand, maar uit het zicht met deze ideeën.
Artikelen die u wilt lezen Bewaar een documentenvelop in uw auto of tas, zodat u kunt lezen terwijl u wacht.
Inspiratie- en referentiepagina's uit tijdschriften Bewaar deze pagina's in een map met accordeonbestanden met labels voor elke categorie, zoals het decoreren van inspiratie of dinerideeën.
Coupons en ontvangsten Bewaar een couponportefeuille met verdelers in uw tas of auto.
Kind's Kunst en schoolwerk Een dekseldoos op een handige plank is perfect voor het bewaren van kinderen's schoolwerk. Verzamel dagelijkse kranten hier als u beslist of zij're keepers.
Instructieboeken en garanties Bewaar deze informatie in dezelfde ruimte als het artikel, in een tijdschriftenhouder als u meerdere handleidingen opslaat. Ontkoppel de kassabon en garantiekaart naar de hoes.
Meer voor jou
Organiseer belangrijke documenten + rekeningen
Winkel Home Office-opslag
Bescherm belangrijke documenten
Werk metalen kasten met verf bij
Maak een Command-Central Binder
