De Uber Family Reunion Een planningchecklist
Share
Een gids van een maand per maand om uw gezin te helpen bij het maken van een grote familiereünie.
Bijgewerkt: 17 februari 2017 Pin pin FB opslaan Grote familiereünies zijn prachtige gelegenheden om je gezin te vieren's langdurige erfgoed en tradities, en uw familie's toekomst. Dit soort reünies beslaan meestal verschillende generaties en omvatten vierde en vijfde neven en nichten, misschien zelfs meer.
als jij're plannen een grote familiereünie, het'Het is een goed idee om meer dan een jaar van tevoren te beginnen met het meten van interesses en het verzamelen van contactgegevens. Nog belangrijker: stel een team samen van familieleden die je zullen helpen bij het coördineren van dit grote evenement en alle dingen die daarbij horen. Hier'is een checklist om u en uw gezin aan de slag te helpen!
12-18 maanden eerder
Maak een mailinglijst. Begin een database met postadressen, telefoonnummers en e-mailadressen die u kunt toevoegen en bijwerken, zodat u het woord eruit kunt krijgen. Overweeg een "groep" online te starten op Yahoo of op Hotmail, zodat je eenvoudig contact kunt houden.
Bepaal de interesse van familieleden. Verstuur een familie-enquête (per e-mail of per post) om interesse in een reünie te meten, een idee te krijgen van hoeveel mensen aanwezig kunnen zijn, bepaal datums, locaties en ontdek wat hun idee van een perfecte reünie kan zijn.
11-12 maanden eerder
Formule reüniecomités.
- Site-coördinator om accommodaties op te zetten
- Penningmeester om uitgaven bij te houden en fondsenwervende activiteiten te organiseren
- Culinaire planner om menu's te regelen, maaltijden te plannen, contact op te nemen met cateraars en lokale restaurants te evalueren
Maak een budget en boekhoudsysteem.
Begin fondsenwerving. Grote familiereünies kunnen prijzig zijn voor de organisatoren, zelfs als elke deelnemer zijn eigen weg betaalt. Hier zijn enkele ideeën om u te helpen uw uitgaven te bekostigen, of om de aanwezigheid van verre familieleden of mensen met speciale behoeften te financieren.
- Houd een tombola, veiling of garageverkoop voor het hele gezin waarbij de te koop aangeboden artikelen oma bevatten's quilts, hand-me-down meubels, kinderen' kunst, of memorabilia. Coördineer de verkoop op internet.
- Maak een familiedocumentaire met behulp van filmsoftware. Bekijk het op de reünie en verkoop exemplaren.
- Vraag om giften van familie. Een reünie-website opzetten waarop donaties kunnen worden gedaan via een PayPal-rekening, een veilige online service waarmee u geld kunt verzenden en ontvangen met een betaalrekening of creditcard die alleen een e-mailadres gebruikt.
Onderzoek locaties en faciliteiten.
- Laat je evenementenregisseur onderzoek doen naar plaatsen die inspelen op verschillende interesses, leeftijdsgroepen, fysieke vaardigheden en financiële middelen.
- De barbecue in de achtertuin is misschien de klassieke locatie, maar denk aan mogelijkheden om herinneringen op te halen, zoals een cruiseschip of een kerelboerderij. Familie resorts aan de oceaan of aan het meer zijn ideaal; Er zijn dingen te doen op zowel het water als op het land - activiteiten om kinderen bezig te houden en loungen op het strand voor volwassenen.
- Veel vakantiegebieden hebben een "bestemmingsmanager" die u kan helpen met de details van uw reünie. Bovendien wijzen hotels en resorts vaak één lid van hun verkooppersoneel aan als reüniespecialist.
10 maanden eerder
Voltooi de datum en locatie. Ontdek welke voorzieningen beschikbaar zijn: drinkwater, zwembad, grillfaciliteiten, kleedkamers, binnenruimte (in geval van regen), picknicktafels, enz..
Plan accommodaties.
- Maak een lijst met lokale accommodaties en kijk of je een korting op een blok kamers kunt regelen.
- Neem contact op met lokale familieleden om te zien of ze dit doen'wees bereid om naasten in hun huis te ontvangen. Stel vrijwilligers samen' namen en telefoonnummers in een lijst.
Verzin een voorlopig reünieplan, thema en geschatte kosten per persoon.
Verzend de datum e-mail of mailer.
- Neem een voorlopige reünieplanning, thema, geschatte kosten per persoon en accommodatie-opties op.
8 tot 9 maanden eerder
Neem contact op met vrijwilligers en deel taken uit als dat nodig is.
Huur een fotograaf in.
Huur een videograaf in.
Verhuur entertainment -- disc jockey, band of ander entertainment, indien van toepassing.
Reserve accommodaties.
8 maanden eerder
Plan evenementen en activiteiten.
- Beveiligde professionals of locaties voor uw activiteiten. Maak bijvoorbeeld wildwatervlot reserveringen, reserveer een softbalveld, huur gidsen of yoga-instructeurs in.
- Begin met het kopen van items'Ik heb nodig voor alle crafting-activiteiten.
Plan en plan maaltijden. Of je'doe een ongedwongen picknick, een uitgebreide kampeertrip of een weekend in Las Vegas, jij'Ik wil een menu plannen en / of redelijke restaurants vinden die geschikt zijn voor grote groepen.
- Maak een lijst met alle maaltijden die u bereid bent'Ik ben aan het eten of aan het eten'Ik heb het nodig.
- Ken een voedselproduct toe aan elk familielid.
- Neem contact op met restaurants om te zien of ze'll geschikt voor grote groepen en reserveringen maken, indien mogelijk.
Voltooi plannen voor reunie-gunsten, video's, familiegeschiedenis, pamfletten of T-shirts. Familieleden willen iets dat deze grote gebeurtenis onthoudt.
- Vraag een artistiek familielid om een T-shirt, hoed, sweatshirt of ander gepersonaliseerd kledingartikel te ontwerpen.
- Trek bronnen samen voor uw familiegeschiedenis of video.
6 maanden eerder
Uitnodigingen versturen.
- Inclusief definitieve tijden, locaties, kaarten, routebeschrijvingen, accommodatie-opties, kosten en een schema van evenementen.
5 maanden eerder
Start een lijst van degenen die hun aanwezigheid hebben bevestigd, waar ze zijn'Ik zal blijven, en wanneer ze'Ik kom eraan.
Reservehuuruitrusting zoals een podium, microfoon, tafels of stoelen.
Begin met compileren en schrijven je familiegeschiedenis-pamflet of video. U'Ik moet dit vier maanden voor de reünie afmaken om tijd te hebben om het aantal kopieën te bestellen dat je nodig hebt.
3 tot 4 maanden eerder
Laatste aankopen doen.
- Knutselspullen
- decoraties
- Gunsten, gepersonaliseerde T-shirts, wegwerpcamera's of andere items die u wilt uitgeven tijdens de reünie
- Andere _______________________________
Bestel kopieën van familiegeschiedenis of video.
Twee maanden eerder
Bevestig restaurantreserveringen en geef je nieuwste gastschatting.
Bevestig met familieleden die voedsel of andere benodigdheden brengen.
Bevestig ontmoetingsplaatsen.
Activiteiten bevestigen.
Bevestig slaapplaatsen.
2 weken tevoren
Neem contact op met restaurants met een laatste aantal gasten.
Neem contact op met professionals'ik huurde en bevestig tijden, locaties en de uiteindelijke telling van de gasten.
- Fotograaf
- videograaf
- vermaak
- Activiteitencoördinatoren, instructeurs, gidsen
Beoordeel uw definitieve actielijst.
Koop last-minute decoraties en benodigdheden.
Maak borden en banners.
Maak afspraken om overgebleven voedsel te doneren naar een lokale schuilplaats of voedselpantry.
2 dagen ervoor
Bekijk reunion minutiae met commissies.
Bereid de laatste betalingen en tips voor voor alle professionals en help je'ik huurde. Plaats deze in afzonderlijke enveloppen, zodat u ze tijdens het evenement snel kunt uitdelen. Houd er rekening mee dat je later extra tips kunt sturen als hun uitvoering uitzonderlijk was. Anders is een fooi van 10 tot 15 procent gebruikelijk als dit het geval is's niet inbegrepen in hun lading.
De dag van te voren
Instellen en decoreren.
Ga slapen!
Binnen twee weken na het evenement moet je:
Schrijf bedankjes op aan speciale aanwezigen, familieleden die tijd en geld schonken, en andere mensen die hebben geholpen om van je evenement een succes te maken.
Stuur extra fooigeld en resterende eindbetalingen.
Ontwikkel film. Zorg ervoor dat je CD's maakt, zodat je foto's kunt uploaden naar ofoto.com of shutterfly.com. Op deze manier kunnen andere familieleden kopieën van uw foto's kopen.
Doneer of verspreid overgebleven gunsten, decoraties, pamfletten met familiegeschiedenis, enz.
Binnen 4 weken na het evenement:
Follow-up met videograaf en fotograaf om te weten te komen wanneer materialen klaar zijn voor verspreiding.
Stuur een e-mail of massamailing aan iedereen die aanwezig was, een samenvatting van de festiviteiten, bedank hen voor het bijwonen en vertel hen waar ze foto's, video's of andere follow-up items van uw evenement kunnen kopen.
