Klachten schrijven die resultaten opleveren

Een goede klacht bij een winkel of, bijvoorbeeld, een kabeltelevisiebedrijf, vereist planning en, vaak, zorgvuldig schrijven. Hier leest u hoe u zeker weet dat uw klacht resultaten oplevert.

Bijgewerkt: 17 februari 2017 Pin pin FB opslaan

Mijn man bracht afgelopen zondag een van zijn favoriete activiteiten in de lente door - kijkend naar de NBA-play-offs. De spellen beginnen rond het middaguur en eindigen laat in de avond. Wanneer de 8:00 uur spel stond op het punt te starten, het kabelkanaal dat het droeg, ging uit.

We konden alle andere stations halen, alleen niet degene die het spel had moeten dragen.

Hij klaagde. Hij channelde. En hij bleef maar terugspoelen naar wat de game had moeten zijn. Na ongeveer 45 minuten stelde ik voor om het kabelbedrijf te bellen. Nog eens 15 minuten verstreken toen hij eindelijk moe was van de heen-en-weer-training, hij stond uiteindelijk op om te callen.

Na het wachten in de wachtrij, vertelde de klantenservice hem dat we weren't het spel te krijgen omdat het kabelbedrijf dat kan't voert thuiswedstrijden van het betreffende team uit: het team heeft een eigen deal voor het uitzenden van thuiswedstrijden via de kabel.

Hij was niet't tevreden.

Krijgt u een nieuw contract, of blijft dit een probleem? "Vroeg mijn man, vruchteloos.

Natuurlijk doet de klantenservice het niet'Het heeft niets te maken met contractonderhandelingen. Dus er was geen manier waarop ze de vraag kon beantwoorden.

Nadat hij had opgehangen, stelde ik voor dat mijn man een klachtbrief zou schrijven aan het kabelbedrijf. Misschien was daar enige voldoening over. Maar dagen later heeft hij het niet'ik heb het gedaan. En zoals de meeste consumenten, heeft hij waarschijnlijk gewonnen't.

Het kost te veel tijd en moeite, denken mensen, en klachtenbrieven zitten waarschijnlijk gewoon op een pot met potloodstoters. Sommigen misschien, maar niet altijd. Of het'is een defecte vaatwasser, een kapot stuk speelgoed of een catalogusaflevering die nooit bij u thuis is gekomen, u kunt voldoening krijgen met een effectieve klachtenbrief.

Begin bij het begin. Consumentenklachten maken deel uit van de detailhandel. Maar dat klopt niet'Het betekent dat elke verkoper die je tegenkomt, je klacht goed behandelt. Sommigen helpen je graag, vervangen defecte producten en geven je geld terug. Als je dat doet'Krijg de gewenste reactie bij de verkoopbalie, ga naar je eigen bureau en begin met schrijven.

Zoek de juiste ontvanger. Voordat u uw brief schrijft, moet u ervoor zorgen dat deze in de juiste handen terechtkomt. Als het'ik ben je een winkel'heb problemen met, bel om de naam van de manager te krijgen. Als het'is een online winkeloutfit, kijk op de website voor een klachtenafdeling. Het maakt niet uit met wat voor soort bedrijf uw probleem is, bel het bedrijf's hoofdkwartier en krijgt de naam en het adres van iemand die echt hoog is - de president of zelfs de CEO.

Stuur twee exemplaren van uw brief -- een naar de winkelmanager en een seconde naar de grote viezerik. De winkelmanager zal waarschijnlijk meer persoonlijke aandacht aan de zaak besteden als hij weet dat de grote baas op de hoogte is van het probleem. Onder aan uw brief zal een eenvoudige CC: John Smith, President, ABC Company de slag slaan.

Typ het. U wilt dat uw brief er professioneel en serieus uitziet, dus een handgeschreven notitie is dat niet't de weg te gaan. Type je brief netjes in. Zorg ervoor dat je spellingcontrole gebruikt: je wilt dat je bericht, en niet je spelfouten, doorkomt bij de lezer.

Wees kort en to the point. Het maakt niet uit hoeveel je omgeeft'heb gekregen, of hoe lang je verhaal is, wees kort en to the point. Houd je brief bij op één pagina.

Begin met de feiten. "Ik kocht Product X maar het brak na één dag. Uw verkoper Mary Jones in Store Y zou dat niet doen't geef me een terugbetaling, hoewel het winkelbeleid duidelijk aangeeft dat restituties worden gegeven binnen 30 dagen na aankoop. "

Wees aardig. Het maakt niet uit hoe boos je bent. Schrijf zoiets als: "Ik hoopte dat je het probleem zou kunnen verhelpen."

Bieden een duidelijke oplossing. "IK'ik hou van mijn geld terug. '

Bied een tijdsbestek aan. Vertel het bedrijf wat u van plan bent te doen als u doneert'geen voldoening krijgen. "Ik hoop de komende 30 dagen van je te horen, als ik dat doe'Ik krijg geen reactie, ik zal mijn klacht indienen bij het Better Business Bureau. "(U kunt uw lokale BBB opzoeken op de website van Better Business Bureau.) Let op, hier, niemand houdt van bedreigingen of intimidatie. -of-feit, en nogmaals, professioneel.

Better Business Bureau Online

Vermeld uw contactgegevens. Zelfs de bestbedoelde bedrijfsvertegenwoordiger heeft waarschijnlijk gewonnen'Ik zie je niet als je doneert't bevat uw contactgegevens. Nadat u uw brief hebt ondertekend, neemt u uw naam op (vooral als uw handtekening net zo onleesbaar is als de mijne), uw adres en uw werk- en privételefoonnummers.

Ga openbaar. Als je dat doet'Geen voldoening uit je brief, don'geef het op. Als je je voelt'terug naar rechts, en kan het bewijzen, zoek hulp in een meer openbaar forum. Stuur een tweede brief naar het bedrijf en vertel hen'zal openbaar worden als uw klacht niet wordt beantwoord. Volg het dan verder.

Bel of schrijf de consumentenverslaggevers van uw lokale televisiestations of krant. Bel consumentenhulplijnen of belangenbehartigingsgroepen bij u in de buurt. Uit angst voor negatieve publiciteit reageren sommige bedrijven effectiever op consumentengroepen of de media.

Wat betreft ons basketbalprobleem, het team dat we konden missen't op kabel krijgen is nog steeds in de play-offs. Dat betekent dat er waarschijnlijk meer games zullen zijn die dat niet doen'Ik word op tv uitgezonden in mijn huis.

Maar ik moet bekennen: ik heb gewonnen'ik schrijf geen klachtenbrief. ik'm een ​​hockeyfan, tenslotte.

Karin Price Mueller is de auteur van de Online Money Management (Microsoft, 2001).