Reunion tijdlijn

Ongeacht de omvang van uw reünie, onze tijdlijn voor het monster zal u begeleiden bij het plannen van een naadloos evenement.

Bijgewerkt: 17 februari 2017 Pin pin FB opslaan Het is nooit te vroeg om te beginnen met plannen.

Familiebijeenkomsten zijn er in alle soorten en maten. Een ding dat ze delen, is dat ze allemaal vooraf moeten worden gepland. Sommige families moeten zelfs een of twee jaar vooruit plannen, afhankelijk van de grootte van de clan en de afstanden die mensen moeten afleggen. Hoe georganiseerder je bent, hoe soepeler de dingen zullen verlopen. Eén vuistregel: wees na het kiezen van een datum snel in het reserveren van de site. Daarna moeten alle andere elementen op hun plaats vallen.

Denkt u aan het plannen van een reünie? Raadpleeg onze voorgestelde tijdlijn en pas deze aan uw individuele behoeften aan.

2 jaar tot 18 maanden vooruit *

• Krijg familie-consensus om door te gaan met reünieplannen.
• Vorm een ​​commissie om een ​​lijst met mogelijke data en locaties te bedenken.
• Scout mogelijke sites.
• Stel een mailing / telefoon / e-maillijst samen.

* Opmerking: zoveel tijd is in het algemeen nodig voor grotere reünies of voor diegenen waarin familieleden over de hele wereld verspreid zijn. Voor kleinere reünies, zoals barbecues in de achtertuin, kunt u de tijdlijn condenseren en ongeveer 6 maanden vooruit plannen.

18 tot 12 maanden vooruit

• Stuur een eerste mailing met de aankondiging van de reünie en een voorlopige tijd en plaats. Vraag de gezinsleden of ze misschien komen, zodat u een ruwe schatting van de aanwezigen kunt krijgen.
• Bepaal het budget. Komen voor een comfortabele meerderheid voor de overgrote meerderheid van familieleden.
• Prik een datum.

12 tot 9 maanden vooruit

• Als u een hotel, resort of vergelijkbare faciliteiten boekt, reserveert u een locatie of een blok kamers.
• Organiseer commissies voor entertainment / evenementen, banketten, eten, kinderopvang, spelletjes, enz.

9 tot 6 maanden vooruit

• Als je een reünie plant in een park, reserveer dan ruimte en onderdak (indien nodig).
• Plan reünie schema en dagelijkse activiteiten (programma's, sprekers, prijsuitreiking, rondleidingen, etc.).

Stuur een tweede mailing met daarin de (definitieve) tijd en plaats van de reünie, accommodaties, soorten activiteiten, budget, registratieformulieren (indien nodig) en een oproep voor vrijwilligers.

Maak banket of andere cateringarrangementen voor grote evenementen.

Neem contact op met een fotograaf (of delegeer een familielid als officiële fotograaf).

5 maanden vooruit

• Dit is een goede tussentijd om te ontspannen. Een massage krijgen.
• Stem zo nodig branden af ​​(bijvoorbeeld: Tante Joy is per ongeluk van de uitnodigingslijst gebleven. Stuur snel een uitnodiging!).

4 maanden vooruit

• Ontwerp en bestel familie T-shirts, hoeden of andere souvenirs.

Ideeën voor een feestje

• Bevestig reserveringen, entertainment, fotograaf, cateraar, enz.
• Selecteer decoraties, vooral decoraties die professionele afdrukken vereisen (zoals banners).

Bereken leen- of huurbehoeften (bijv. Stoelen, tafels, koelers, etc.). Reserveren.

Reserveer een tent voor buitenactiviteiten (indien nodig).

2 maanden vooruit

• Stuur follow-up ansichtkaart / herinnering.
• Maak een lijst met aanwezigen; volgoproepen doen.
• Schakel vrijwilligers in voor het opzetten, opruimen, enz. (Voor welke evenementen dan ook).
• Bereid programma's en schema's voor.

1 maand vooruit

Koop (of wijs een vrijwilliger aan om te kopen) niet-verbreekbare items (bijv. Naamlabels, loten, knutselspullen, versieringen, enz.). Voor picknicks en barbecues, zorg ervoor dat u papier, vuilniszakken enz.

Kies voor een picknick en een barbecue over het menu. Divvy up potluck-opdrachten.

2 weken vooruit

• Maak een checklist. Voeg een lijst met vrijwilligers en hun opdrachten toe.
• Neem contact op met vrijwilligers en bekijk de laatste details.
• Bevestig reünieafspraken met de faciliteit.

1 week vooruit

• Laad camera's en camcorders op met film / tape / batterijen.
• Verzamel welkomstpakketten, naamplaatjes, enz.
• Familie-'chef-koks' moeten boodschappen doen en beginnen met koken.

Ophalen of "leners" (stoelen, koelers, etc.) laten bezorgen. Zorg dat de tent wordt opgezet.

Reunion Days (s)

• Controleer uw checklist nogmaals. Organiseer vrijwilligers.
• Veel plezier!

Opvolgen

• Pat jezelf op de rug, ontspan en geniet van de restjes.
• Volledige boekhouding; vereffenen rekeningen.
• Bel of schrijf vrijwilligers om hen te bedanken voor hun inspanningen.
• Stuur dankbetuigingen naar de locatiemanager, traiteur, hotelpersoneel en anderen als u'ben blij met de geleverde diensten.
• Stuur follow-up mailing / nieuwsbrief naar hele familie, inclusief degenen die niet aanwezig konden zijn, beschrijft de gebeurtenissen van het weekend.

• Reflecteren en evalueren voor de volgende reunie: Wat werkte? Wat niet't?
• Begin met het plannen van je volgende reünie.