Uw checklist voor het eenvoudig maken van middelgrote reünieplanning

Een gids van een week per week om uw gezin te helpen bij het maken van een familiereünie die iedereen wil bijwonen.

Bijgewerkt: 17 juli 2018 Pin FB opslaan Getty Images Fox Spit, Whidbey Island, Washington, Verenigde Staten

Een familiereünie is een geweldige manier om uw gezin bij elkaar te houden, zelfs als het groeit en verandert. Het'is een kans om je familie te vieren'geschiedenis, recente prestaties en nieuwe toevoegingen. Of het nu gaat om een ​​picknick in het park, een strandbarbecue, een bijeenkomst met een staatspark of een bijeenkomst in iemand'thuis zal een goed geplande reünie zelfs de meest afzichtelijke familieleden aantrekken voor een middagje plezier in de zon.

als jij're plannen een familiereünie voor ongeveer 100 mensen, jij'Ik wil je planning ongeveer zes maanden van tevoren starten, zodat je interesse kunt wekken en een aantal afgevaardigden kunt werven om je te helpen. Hier'is een checklist om u en uw gezin aan de slag te helpen!

6 maanden eerder

Voordat een planning serieus kan beginnen, moet je bepalen wie een reünie wil bijwonen. Verstuur een familie-enquête via e-mail om interesse te peilen, krijg een idee van hoeveel mensen aanwezig zouden zijn en zoek uit welke datums en locaties het beste zouden werken. Je moet ook vragen over het budget, zodat je weet hoeveel geld mensen bereid zijn te besteden aan het evenement. Probeer reeksen te geven voor de kosten per persoon, zodat het'is gemakkelijk voor mensen om te begrijpen. Gebruik een online tool zoals Survey Hero om gratis een eenvoudige peiling te ontwerpen en deel de link met familieleden. Door de online peiling in te stellen, kunt u de reacties ordenen terwijl ze binnenkomen.

Nu's ook de tijd om te beslissen of de reünie zal plaatsvinden bij een familielid'thuis of op een andere locatie. Reünies die thuis worden gehouden, worden vaak georganiseerd door de matriarch of patriarch van de familie, vooral wanneer oma's home heeft een grote rol gespeeld in de familiegeschiedenis. Boerende kerstfeesten, informele Labor Day-barbecues en zelfs afstudeerfeesten kunnen prachtige gelegenheden zijn om verwante familieleden en lang verloren familieleden onder één dak te verzamelen. Als uw ruimte enigszins beperkt is, kunt u overwegen om een ​​familiereünie "open huis" te doen, waar mensen de hele dag kunnen komen en gaan. Of je're hosting van de reünie, of oma is, zorg ervoor dat je hulp hebt. Neem een ​​paar betrouwbare tantes mee om te koken en een paar enthousiaste neven om activiteiten te organiseren. Of, als uw budget het toelaat, huur een cateraar in om uw zelfgebakken maaltijden aan te vullen en het drankje te laten stromen.

Een gezinshereniging houden op een andere locatie dan een familielid'thuis betekent dat geen enkele familie verantwoordelijk is voor alle regelingen. Taken kunnen worden verdeeld over uitgebreide gezinsgroepen, waardoor een deel van de planningslast wordt verlicht. Het kan u ook toestaan ​​meer mensen te huisvesten dan welke persoon dan ook'thuis kan. En voor reizende familieleden kan een locatie met andere recreatieve activiteiten hen in staat stellen om de reünie om te zetten in een volwaardige familievakantie, waarbij het grootste deel van de reisdollars wordt besteed.

5 maanden eerder

Vraag om hulp en neem je reunion-planning commissie samen. U'Ik moet betrouwbare en enthousiaste familieleden vinden die de leiding kunnen nemen over:

  • Een locatie voor het evenement zoeken. als jij'heb de reünie niet bij een familielid'is thuis, jij'Ik moet op zoek gaan naar een locatie. Je helper moet plaatsen onderzoeken die inspelen op verschillende interesses, leeftijdsgroepen, fysieke vaardigheden en financiële middelen. Familieparken aan de oceaan of aan het meer zijn ideaal; er zijn dingen te doen op zowel het water als op het land & # x2014; activiteiten om kinderen bezig te houden en loungen op het strand voor volwassenen. Veel vakantieparken en parken hebben een "bestemmingsmanager" die u kan helpen met de details van uw reünie. Bekijk onze aanbevelingen voor 10 Great Places for a Family Reunion om ideeën op te doen.
  • Het uitzoeken van voedsel voor het evenement. Als u een maaltijd plant, moet iemand het menu bepalen en gerechten en andere voedselartikelen aan elke familie toewijzen. Ze kunnen ook op de locatie extra kook- en / of grillfaciliteiten regelen. Of, als u'Ben niet van plan om al het voedsel zelf te verwerken, uw helper moet een cateraar vinden.
  • Decoraties, uitnodigingen en tekens. Als één persoon de leiding heeft over gedrukt materiaal, draagt ​​dit bij aan een consistent thema voor het evenement.
  • Activiteiten en entertainment. Een atletische familielid kan het volleybalnet voor zijn rekening nemen, games voor kinderen plannen en ervoor zorgen dat muziek wordt gedekt. Croquet, badminton en volleybal zijn allemaal geweldige groepsactiviteiten voor buiten. Of vraag een neef om een ​​speelkamer voor kinderen te maken en van plan te zijn om te spelen met bordspellen en andere activiteiten om kinderen bezig te houden.
  • Familiegeschiedenis. Een stamboom samenstellen is een geweldige manier om je erfgoed in het evenement op te nemen. U kunt ook overwegen een kleine familiekrant te maken om recente familiegebeurtenissen, speciale feiten en geschiedenis te benadrukken.
  • Fotografie en / of video. U'Ik wil deze gebeurtenis voor het nageslacht opnemen. Overweeg een online fotogalerie in te stellen waar iedereen zijn foto's na het evenement kan delen of een account kan maken met een online fotoboekservice waar je foto-herinneringen kunt maken voor deelnemers. 
  • Opruimen. Vraag een aantal mensen om deze enorme taak!

Overweeg om je vrijwilligers te beheren met een tool als Signup Genius, waarmee je vrijwilligers kunt werven en groepsberichten en taakherinneringen kunt verzenden zonder je inbox vol te maken..

Je moet ook gesprekken voeren met je planningsteam over het budget. Op basis van de feedback die u uit uw eerste enquête hebt gekregen, bepaalt u uw werkbudget zodat u de kosten onder controle kunt houden.

4 maanden eerder

Hopelijk heeft jouw commissie haar huiswerk gemaakt! Vier maanden voor je gezinshereniging plan je om de volgende taken uit te voeren:

  • Voltooi de datum en locatie. Ontdek welke voorzieningen beschikbaar zullen zijn: drinkwater, zwembad, grillfaciliteiten, kleedkamers, binnenruimte (in geval van regen), picknicktafels, enzovoort.
  • Bespreek thema's en mogelijk schema.

  • Voltooi plannen voor reüniegunsten en memorabilia. Of het's video, een pamflet met familiegeschiedenis of T-shirts, familieleden zullen iets willen dat deze grote gebeurtenis herinnert. Zie Hoe u de perfecte welkomsttassen-reünie bij elkaar zet. Vraag een artistiek familielid om een ​​T-shirt, hoed, sweatshirt of ander gepersonaliseerd kledingartikel te ontwerpen. Laat het commissielid belast met familiegeschiedenis een overzicht geven van wat's nodig voor een stamboomweergave of video, zodat u'ben klaar om dat verzoek van familieleden te doen.
  • 3 maanden eerder

    Met de belangrijkste details van uw evenement op zijn plaats, het'Het is tijd om het woord officieel bekend te maken en de details van de dag in te halen.

    • Uitnodigingen versturen. U kunt een online service zoals Evite gebruiken om uitnodigingen te ontvangen of deze via e-mail of traditionele e-mail te verzenden. In elk geval moet u het volgende opnemen:

      • Voltooide tijden, locaties, kaarten, routebeschrijvingen, kosten en een schema van evenementen.
      • Een aanmeldoptie voor specifieke activiteiten, indien nodig.
      • Opdrachten voor familieleden die hebben aangeboden om voedsel of andere items mee te nemen.
      • Een verzoek om foto's en / of verhalen die u in de familiegeschiedenis of video zou opnemen.
      • Neem een ​​RSVP-datum op, samen met een e-mailadres, telefoonnummer of postadres waarop ze kunnen reageren. Vraag de gezinsleden om hun accommodatie- of aankomstinformatie te vermelden, indien van toepassing.
      • Follow-up met vrijwilligers en deel taken uit als dat nodig is.
      • Plan evenementen en activiteiten. Beveilig professionals of locaties voor uw activiteiten indien nodig. Reserveer bijvoorbeeld een softbalveld of huur gidsen of yoga-instructeurs. Als de reünie bij iemand zal zijn'thuis, vraag familie of uw plaatselijke gemeenschapscentrum als u buitenuitrusting of spellen voor de speelkamer kunt lenen. Overweeg om een ​​tv en videorecorder of dvd-speler in de speelkamer te hebben, samen met video's die geschikt zijn voor de leeftijd om kinderen bezig te houden wanneer iedereen even tijd nodig heeft.
      • Koop je items'Ik heb nodig voor alle crafting-activiteiten.
      • Plan en plan maaltijden.
        • Maak een lijst met alle maaltijden die u bereid bent'Ik ben aan het eten of aan het eten'Ik heb het nodig.
        • Ken een voedselproduct toe aan elk familielid. Zorg ervoor dat je gebruik maakt van hun kookspecialiteiten, zoals tante May's aardappelsalade, of neef Lynn's bosbessen taart.
        • Een informeel buffet is waarschijnlijk de beste aanpak voor een reünie thuis, gewoon omdat het mensen in ploegendiensten laat eten. Dit is ook ideaal als de stoelen beperkt zijn.
        • Als u van plan bent om een ​​cateraar in te huren, is het nu tijd om ze te beveiligen. Sommige cateraars beheren eenvoudigweg de keuken, zorgen ervoor dat het buffet wordt bijgevuld en houden het drankje vloeiend, zodat u van het feest kunt genieten.
        • Neem contact op met restaurants om te zien of ze'll geschikt voor grote groepen en reserveringen maken, indien nodig.

        2 maanden eerder

        Dingen beginnen samen te komen en het plezier is nabij! Blijf op de hoogte van deze organisatorische taken en u bent in goede vorm.

        • Volg de details van deelnemers. Start een lijst met diegenen die hun aanwezigheid hebben bevestigd, waar ze zijn'Ik zal blijven, en wanneer ze'Ik kom eraan. Als u een online systeem zoals Evite gebruikt om uw uitnodigingen te verzenden, volgt het RSVP's. Maar houd een Google-spreadsheet of Excel-document met alle andere informatie terwijl antwoorden binnenkomen.
        • Reservehuuruitrusting zoals een podium, microfoon, tafels of stoelen.
        • Bevestig restaurantreserveringen en geef je nieuwste gastschatting.
        • Laatste aankopen doen.

          • Knutselspullen
          • decoraties
          • Gunsten, gepersonaliseerde T-shirts, wegwerpcamera's of andere items die u wilt uitgeven tijdens de reünie.
          • Bestel kopieën van familiegeschiedenis of video.
          • 1 maand eerder

            Met nog 30 dagen te gaan voor de reünie, bevestigen de eerste taken op je maandelijkse takenlijst eenvoudig de details van de plannen die je al hebt.

            • Bevestig met familieleden die voedsel of andere benodigdheden meebrengen.
            • Bevestig ontmoetingsplaatsen.
            • Activiteiten bevestigen.
            • Bevestig slaapplaatsen.

            2 weken tevoren

            Nu's de tijd om in te checken bij vrijwilligers aan wie specifieke taken zijn toegewezen om de tijden te bevestigen en de uiteindelijke telling van de gast.

            • maaltijden

              • Neem indien nodig contact op met restaurants met een laatste gast.
              • Bestel gekoelde schalen, cake of andere feestartikelen bij uw plaatselijke supermarkt of bakker.
              • Neem indien nodig contact op met de cateraar met een laatste gastentelling.
              • leveranciers
                • Bevestig details met uw fotograaf / videograaf
                • Bevestig details met andere serviceproviders, zoals activiteitenleiders of gidsen

              • Decoraties & bewegwijzering
                • Koop last-minute decoraties en benodigdheden.
                • Maak borden en banners.

              • Opruimen
                • Bevestig vrijwilligers
                • Maak afspraken om overgebleven voedsel te doneren aan een lokale schuilplaats of voedselpantry

                2 dagen ervoor

                • Bekijk reunion minutiae met commissies.
                • Haal alle huurapparatuur op, zoals stoelen, tafels, enz.
                • Bereid de laatste betalingen en tips voor voor alle professionals en help je'ik huurde, zoals de cateraar en het bedienend personeel. Plaats deze in afzonderlijke enveloppen, zodat u ze tijdens het evenement snel kunt uitdelen. Houd er rekening mee dat je later extra tips kunt sturen als hun uitvoering uitzonderlijk was. Anders is een fooi van 10 tot 15 procent gebruikelijk als dit het geval is's niet inbegrepen in hun lading.

                De dag van te voren

                • Instellen en decoreren.
                • Ga slapen!

                Post Reunion

                Na het evenement, jij'Ik heb nog een paar details om voor te zorgen. Binnen 2 weken na het evenement, jij'Ik moet het volgende doen:

                • Schrijf bedankjes op aan speciale aanwezigen, familieleden die tijd en geld schonken, en andere mensen die hebben geholpen om van je evenement een succes te maken.
                • Upload foto's naar een online fotoservice. Als u zelf foto's hebt genomen, uploadt u uw afbeeldingen naar een site als Shutterfly of Snapfish. In een paar weken kunt u de link delen met deelnemers en hen ook vragen hun foto's aan het album toe te voegen'Zo zijn er andere familieleden die kopieën van uw foto's kunnen kopen. Door alle foto's op één plek te huisvesten, kunt u ook een fotoboek maken dat anderen kunnen bestellen, evenals een aandenken aan het evenement.

              • Doneer of distribueer overgebleven gunsten, decoraties, familiegeschiedenis pamfletten, enzovoort.
              • Binnen 4 weken na het evenement, zorg voor het volgende:

                • Follow-up met videograaf en fotograaf om te weten te komen wanneer materialen klaar zijn voor verspreiding.
                • Stuur een e-mail of massamailing aan iedereen die aanwezig was, een samenvatting van de festiviteiten, bedank hen voor het bijwonen en vertel hen waar ze foto's, video's of andere follow-up items van uw evenement kunnen kopen.